ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ (e-Saraban) คือระบบบริหารจัดการงานสารบรรณและเอกสารราชการบนเว็บที่พัฒนาโดย HANUMANIT ออกแบบและพัฒนาขึ้นตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ เพื่อตอบโจทย์หน่วยงานภาครัฐ องค์กรปกครองส่วนท้องถิ่น สถาบันการศึกษา และองค์กรเอกชน ในการเปลี่ยนผ่านสู่การทำงานแบบ ไร้กระดาษ (Paperless) เต็มรูปแบบ
ปัญหาของงานสารบรรณรูปแบบเดิม
- เอกสารสูญหาย ค้นหายาก และใช้เวลาตามหาแฟ้มหนังสือนาน
- ขั้นตอนการเสนอหนังสือและเกษียณหนังสือมีความล่าช้า เมื่อผู้บริหารหรือผู้มีอำนาจลงนามไม่อยู่สำนักงาน
- สิ้นเปลืองงบประมาณด้านกระดาษ หมึกพิมพ์ เครื่องถ่ายเอกสาร และพื้นที่จัดเก็บแฟ้มเอกสาร
- ติดตามสถานะหนังสือได้ยาก ไม่ทราบว่าหนังสือค้างอยู่ที่ใครหรือขั้นตอนใด
จุดเด่นและฟังก์ชันหลักของระบบ (Core Features)
1. ระบบลงทะเบียนรับหนังสือ (หนังสือเข้า)
- ลงทะเบียนรับหนังสือจากภายนอกและภายใน พร้อมออกเลขทะเบียนรับอัตโนมัติตามลำดับ
- กำหนดชั้นความเร็ว (ปกติ, ด่วน, ด่วนมาก, ด่วนที่สุด) และชั้นความลับ (ปกติ, ลับ, ลับมาก, ลับที่สุด)
- สแกนและแนบไฟล์เอกสาร PDF หลายหน้า พร้อมพรีวิวเอกสารผ่านหน้าเว็บได้ทันที
- ส่งต่อหนังสือไปยังกลุ่มงาน ฝ่าย หรือผู้รับผิดชอบได้ในขั้นตอนเดียว
2. ระบบลงทะเบียนส่งหนังสือ (หนังสือออก)
- ออกเลขที่หนังสือส่งอัตโนมัติ ป้องกันการออกเลขซ้ำหรือข้ามเลข
- ส่งหนังสือถึงหน่วยงานปลายทางผ่านระบบออนไลน์ พร้อมระบบแจ้งเตือนเมื่อมีหนังสือใหม่
- แนบไฟล์หนังสือฉบับจริงและเอกสารประกอบได้อย่างสมบูรณ์
3. ระบบหนังสือเวียน (Circular Letter)
- แจ้งเวียนหนังสือถึงทุกกลุ่มงาน หรือหน่วยงานในสังกัดได้พร้อมกันในคลิกเดียว
- ระบบบันทึกประวัติการเปิดอ่านหนังสือเวียนรายบุคคลและรายหน่วยงาน ตรวจสอบการรับทราบได้ชัดเจน
4. การเกษียณหนังสือและการสั่งการออนไลน์ (Digital Workflow)
- ส่งต่อหนังสือตามสายการบังคับบัญชาเพื่อพิจารณา เสนอความเห็น และสั่งการผ่านระบบ
- บันทึกข้อความเกษียณหนังสือพร้อมประทับวันเวลาและชื่อผู้ดำเนินการอย่างชัดเจน
- ผู้บริหารสามารถตรวจและสั่งการหนังสือได้จากทุกที่ทุกเวลาผ่านสมาร์ตโฟนหรือแท็บเล็ต
5. ระบบติดตามสถานะหนังสือ (Document Tracking)
- ตรวจสอบเส้นทางการเดินทางของหนังสือ (Workflow History) ได้แบบ Real-time
- ทราบทันทีว่าหนังสือส่งถึงใคร ใครเปิดอ่านแล้ว และค้างอยู่ที่ขั้นตอนใด
- ระบบแจ้งเตือนหนังสือใกล้ครบกำหนดเวลาดำเนินการ
6. ระบบสืบค้นและคลังเอกสารดิจิทัล (Smart Search & Archive)
- ค้นหาหนังสือย้อนหลังได้อย่างแม่นยำจากเลขที่หนังสือ, ชื่อเรื่อง, วันที่, หรือคำสำคัญ
- จัดเก็บเอกสารอย่างเป็นหมวดหมู่ตามปีงบประมาณและหมวดหมู่งาน
- ระบบสำรองข้อมูลปลอดภัย ไม่ต้องกังวลเรื่องเอกสารชำรุดหรือสูญหายจากอุบัติภัย
ความมั่นคงปลอดภัยและสิทธิ์การใช้งาน (Security & RBAC)
- ระบบกำหนดสิทธิ์การใช้งานตามบทบาท (Role-Based Access Control) แยกสิทธิ์เจ้าหน้าที่สารบรรณ, เจ้าหน้าที่ประจำกลุ่มงาน, หัวหน้างาน, และผู้บริหาร
- บันทึกประวัติการเข้าใช้งานและประวัติการเปิดดูเอกสาร (Audit Log) อย่างละเอียดตามมาตรฐานความปลอดภัยข้อมูล
- เอกสารที่มีชั้นความลับจะถูกจำกัดสิทธิ์เฉพาะผู้เกี่ยวข้องเท่านั้น
ประโยชน์ที่หน่วยงานจะได้รับ
- ประหยัดงบประมาณ: ลดค่าใช้จ่ายกระดาษ หมึกพิมพ์ และค่าขนส่งเอกสารลงมากกว่า 80%
- เพิ่มความรวดเร็ว: ส่งต่อหนังสือและอนุมัติสั่งการได้ภายในเวลาไม่กี่นาที
- ทำงานได้ทุกที่ (Anywhere, Anytime): รองรับการทำงานแบบ Hybrid Work หรือ Work from Anywhere ผ่านเว็บบราวเซอร์
- โปร่งใสและตรวจสอบได้: มีบันทึกประวัติการดำเนินงานทุกขั้นตอนอย่างโปร่งใส
ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ (e-Saraban) จาก HANUMANIT พร้อมช่วยยกระดับองค์กรของท่านสู่ Smart Office ยุคดิจิทัลอย่างมั่นใจ
สนใจสอบถามข้อมูลเพิ่มเติม ขอรับเอกสารนำเสนอระบบ หรือนัดหมายเพื่อสาธิตการใช้งาน (Demo) สามารถติดต่อทีมงาน HANUMANIT ได้ที่ contact@hanumanit.co.th หรือโทร 088-586-1188